一个人只工作而不休息的话，即使赚了很多的钱，但是他的寿命也会相对应的减少，那么档案柜也是这样的，它只“吃”不“拉”它的体积就会不断的扩大，那么它zui终也会因为体积太过于庞大而瘫痪的，那么我们就要合理的对档案柜做一些整理，不能只让它“吃”也要让它“拉”。 1967年1月31日,*在接见机要档案系统外地来京人员时的讲话中就曾指出:“档案不要搞得太多,不然是文犊主义,后代要骂我们的。”由此可见,要避免“文犊主义”,提案工作的效率,档案工作者必须学会对档案进行精简。对于当前扩招形势下人力、物力资源相对紧张的高校档案工作者来说,学会给学校档案柜“合理减肥”尤为重要。那么,如何对档案柜进行精简,应当注意哪些标准和方法呢?笔者认为主要有以下儿个方面: 一所高校里,一份文件的“上行”与“下达”都有可能造成大量的重复。前一种情况如对于学校某一项指令的简单呈报,不同院系上交的可能都是内容*相同的一些意见;后一种情况像同一个主题,如《关于……的通知》这样的文件,可能校*、校办、校团委等都会先后下达,或者,一个单位先下发,许多单位跟着转发。这些内容*相同,只是供档单位不同的档案如同全部塞入档案柜,无疑便会造成不必要的冗余。对于这类重复档案,我们认为只需存留一份,同时登记上提供同样内容的各供档单位的信息便可以了。 还有一种情况是同一份文档不同“版本”之间的重复。这里指的主要是印件与定稿之间的重复。一份文件作为印件广泛征求意见,可能zui终又经有关*改动了一些字句、标点,于是便出现了新一个版本的印件:再经格式、排版、字号等方面的改动,可能又会出现一个新版……如果我们对这个过程中形成的每一个“版本”都一一存档案柜,便又会增加不必要的负担。对于这种情况,我们认为对各版本差别较大的可以每版存留,而对于仅仅只是字号、格式等方面的不同者,只保留一份zui终形成的zui完善本即可。 更多档案柜新闻资讯敬请关注：http://www.mijijiash.com/shtianqi-ParentList-254207/ |
